KYC
KYC este o cerință legală pentru cabinetele de avocatură din majoritatea jurisdicțiilor, motiv pentru care este un modul și nu o listă de verificare pe care cineva o păstrează în mod privat.
Conformitate KYC pentru cabinetele de avocatură
Know Your Customer în bara laterală din stânga. Modulul oferă formulare de conformitate structurate care pot fi personalizate pe jurisdicție și completate direct în profilurile clienților. Fiecare înregistrare este legată de un contact, iar statutul său este vizibil înainte de a începe lucrul. Un mandat deschis pe baza unei înregistrări care nu a fost niciodată transmisă este riscul pe care acest ecran există pentru a-l preveni.
- KYC este o cerință legală pentru cabinetele de avocatură în majoritatea jurisdicțiilor, motiv pentru care este un modul, nu o simplă listă pe care cineva o păstrează privat.
- Șabloanele sunt per jurisdicție, pentru că întrebările așteptate de un organism de reglementare din Beirut nu sunt aceleași cu cele din UAE. Cabinetele își creează propriile șabloane cu același constructor de formulare utilizat în alte zone.
- Fiecare înregistrare este legată de un contact. Ruta recomandată este deschiderea filei KYC din interiorul clientului, astfel încât toate informațiile acestuia să rămână într-un singur loc.
- Starea este vizibilă înainte de a începe lucrul. Un angajament deschis pentru o înregistrare care nu a fost niciodată trimisă este riscul pe care acest ecran există pentru a-l preveni.
- Verificarea conflictelor se rulează pe baza contactelor și dosarelor existente ale cabinetului, iar rezultatul este înregistrat, nu doar ținut minte.
| Secțiune | Câmpuri |
|---|---|
| Identificarea clientului | Numele legal complet, data nașterii sau a înființării, naționalitatea, actul de identitate emis de guvern, codul de identificare fiscală |
| Beneficiarul real | Numele beneficiarilor reali, procentele de proprietate, documentele de identificare |
| Sursa fondurilor | Sursele principale de venit, documentația justificativă, statutul PEP (persoană expusă politic) |
| Evaluarea riscurilor | Evaluare risc client (Scăzut / Mediu / Ridicat), rezultat verificare sancțiuni, indicator due diligence extins |
| Aprobare conformitate | Nume responsabil conformitate, data revizuirii, statut aprobare |
Configurarea șabloanelor KYC
Setări eFirm → Secțiuni și șabloane → Șabloane KYC. Fiecare șablon KYC utilizează același constructor drag-and-drop ca orice alt șablon, cu setul complet de tipuri de câmpuri. Șabloanele sunt per jurisdicție, deoarece întrebările pe care un organism de reglementare le așteaptă în Beirut nu sunt cele așteptate în EAU, iar cabinetele își construiesc propriile șabloane cu același constructor. Tipurile de câmpuri disponibile sunt listate pe Setări și personalizări.
| Jurisdicție | Merită să vă verificați câmpurile în raport cu |
|---|---|
| Liban | AML Law No. 44/2015, Circular 83 (BDL) |
| EAU | Decret-lege federal nr. 20/2018, Hotărârea Cabinetului nr. 10/2019 |
Un șablon KYC poate conține casete de selectare, selectoare de dată, atașamente de fișiere și câmpuri de text liber: o întrebare da/nu, o dată de naștere sau o dată de înregistrare, un act de identitate sau un certificat de încărcat și un răspuns mai lung care necesită mai mult decât o bifă. Acestea se regăsesc în același constructor drag-and-drop ca celelalte tipuri de câmpuri documentate pe Setări și personalizări.
Solicitarea unui document și cele patru stări
Adăugați KYC deschide o cerere în doi pași: alegeți șablonul de document, apoi alegeți contactul căruia îi este destinat. Nu se completează nimic în acest moment. Cererea este creată goală, iar contactul furnizează valorile ulterior, printr-un link. Copiați linkul copiază acel link în clipboard, astfel încât să îl puteți trimite prin modul în care contactați de obicei clientul.
O înregistrare KYC trece apoi prin patru stări: Neînceput până când contactul o completează, Trimis după ce a făcut-o, Aprobat odată ce cabinetul o acceptă și Respins dacă cabinetul o retrimite. Panoul de control arată evaluatorul care a acționat fiecare, astfel încât înregistrarea indică cine a acceptat-o, nu doar că a fost acceptată.
Aprobare și Respingere apar pe rândurile trimise și numai pentru membrii autorizați să revizuiască. Aprobarea se aplică imediat; respingerea deschide o fereastră de dialog pentru motiv. Un cabinet respinge o trimitere atunci când lipsește o informație sau un document necesar (un act de identitate neatașat, un câmp lăsat necompletat), mai degrabă decât să accepte o înregistrare incompletă și să caute ulterior lacuna.
Unde se găsesc formularele KYC
Formularele KYC sunt accesibile din două locuri, iar acestea nu sunt echivalente.
| Locație. | Cum se accesează | Cel mai potrivit pentru |
|---|---|---|
| Independent | Know Your Customer în bara laterală din stânga | O vizualizare dedicată pentru gestionarea KYC și revizuiri în bloc |
| În cadrul unui contact | Deschideți orice contact → fila sa KYC, cu Screening lângă aceasta | Recomandat: păstrează toate informațiile despre client într-un singur loc |
Screening
Screening-ul este a doua jumătate a modulului și privește în exterior, nu în interior. Verifică un contact față de OpenSanctions, o bază de date publică cu sancțiuni și liste de supraveghere și singurul furnizor pe care produsul îl acceptă. Începeți-l din contact sau deschideți zona la nivel de cabinet din butonul Screening din antetul KYC.
Panoul de conformitate este un raport la nivel de cabinet, câte un rând per contact: contactul, starea screening-ului său, când a fost ultima dată verificat, ce versiune a datelor furnizorului a folosit acea rulare, când este următoarea scadență și dacă a fost găsită o potrivire reală. Stările sunt Never screened, Match review, Overdue, True match și Clear. Rândurile restante evidențiază data scadentă, iar vizualizarea se filtrează după stare, doar restante și doar potriviri reale, care este lista scurtă pe care un ofițer de conformitate o parcurge efectiv.
Alte două file sunt destinate doar administratorilor. Settings conține conexiunea cu furnizorul și setul de date pe care se face verificarea; furnizorul în sine este fix și nu poate fi schimbat. Strips conține căutările de presă negativă ale cabinetului, fiecare cu un nume, un cod, cuvintele sale cheie, o limbă și un comutator activ, pe care administratorii le adaugă, editează și șterg. Unele strips-uri sunt livrate ca presetări, marcate cu un lacăt, și nu pot fi modificate. Toți ceilalți văd panoul de control și versiunile doar în citire ale celorlalte două dacă ajung la ele.
Screening-ul nu este o verificare a conflictelor
Cele două sunt adesea confundate și nu reprezintă aceeași întrebare. Screening-ul privește în exterior: se află această persoană pe o listă de sancțiuni sau într-o alertă de presă negativă? O verificare a conflictelor privește în interior: am acționat vreodată pentru sau împotriva acestei persoane anterior? Această documentație o descrie pe prima și nu o descrie pe a doua. Dacă cabinetul dumneavoastră efectuează verificări ale conflictelor, iar majoritatea jurisdicțiilor se așteaptă să o facă, confirmați cu administratorul dumneavoastră unde are loc acest lucru înainte de a considera că acest modul o acoperă.
De la prospect la client
- Lead creat. Un nou prospect intră în pipeline printr-o recomandare, o solicitare inbound sau networking.
- Progresul pipeline-ului. Leadul trece prin etapele: Nou → Contactat → Calificat → Propunere.
- Conformitate KYC. Completați formularele KYC din profilul contactului, cu toate secțiunile obligatorii verificate.
- Screening. Efectuați screeningul contactului pe baza datelor privind sancțiunile și listele de supraveghere și verificați dacă statusul acestuia este „Clear” înainte de deschiderea dosarului.
- Conversie. Leadul se convertește într-un Contact și un Dosar. Tot contextul, notițele și valoarea din pipeline sunt păstrate.
La fel ca fiecare modul, KYC are cele patru permisiuni (Citire, Creare, Actualizare și Ștergere) acordate pe rol în Roluri și Permisiuni. Crearea controlează butonul Adăugare KYC, Actualizarea face pe cineva recenzent, Aprobare și Respingere țin de aceasta, iar Ștergerea controlează eliminarea unui document. Fila KYC de pe un contact este ascunsă oricui nu poate citi modulul. Filele de administrator pentru screening sunt separate din nou: acestea urmează drepturile firmă-admin, nu permisiunile KYC.
Următorii pași
Lucrați pipeline-ul în Leaduri, atașați înregistrarea unei persoane sau companii în Contacte, apoi deschideți dosarul în Dosare juridice.