Multi-entity
Un cabinet cu mai mult de un birou poate fi configurat în două moduri, iar răspunsul corect depinde de faptul dacă birourile trebuie să vadă reciproc lucrările.
Criteriul de alegere
Începeți de la date, nu de la organigramă. Dacă birourile sunt entități juridice cu adevărat separate, păstrează registre de clienți separate sau dețin date care nu trebuie să treacă niciodată dintr-o jurisdicție în alta (jurisdicții diferite cu obligații de reglementare diferite, de exemplu), utilizați un spațiu de lucru separat pentru fiecare. Dacă sunt sucursale ale unui singur cabinet care au nevoie de vizibilitate la nivel de firmă și o singură factură, utilizați un singur cont cu configurare per birou.
Cele două configurații acceptate
| Configurare | Folosiți-l când | Ce obțineți |
|---|---|---|
| Un spațiu de lucru pe entitate | Entități juridice separate, registre de clienți separate sau date care nu trebuie să depășească o limită jurisdicțională. | Izolare completă. Fiecare spațiu de lucru conține propriile dosare, documente, echipă, plan, locuri și facturare, și nimic nu este vizibil din cealaltă parte. |
| Un singur cont de cabinet, configurat pe birou | Sucursale ale unui singur cabinet care au nevoie de raportare la nivel de firmă și o singură subscripție. | Suport multi-birou, multi-jurisdicție și multi-monede într-un singur cont, cu configurare pe birou și vizibilitate la nivel de firmă. |
Gestionarea mai multor spații de lucru
Comutarea este o singură acțiune: fără deconectare, fără reconfigurare. Vă deplasați de la un birou la altul, iar întregul set de date se deplasează odată cu dumneavoastră. În eFirm, opțiunea se numește Schimbare spațiu de lucru, în colțul stânga sus; un cabinet cu mai multe birouri sau entități se bazează pe acest control.
Ce se deplasează odată cu spațiul de lucru și, prin urmare, se modifică atunci când comutați:
- Dosare, documente, contacte, înregistrări financiare și foi de pontaj.
- Echipa și rolurile acestora.
- Nivelul planului, numărul de locuri și soldul de credite.
- Setările cabinetului: denumirea legală, moneda, rata de impozitare și fusul orar.
Izolarea este scopul, nu un efect secundar, iar arhitectura datelor detaliază ce garantează aceasta și unde se situează limita.
Gestionarea unui singur cont pentru mai multe birouri
În cadrul unui singur spațiu de lucru, separarea se realizează prin roluri, nu prin limite. Sfera de acoperire a înregistrărilor stabilește la ce înregistrări are acces un rol și se configurează per modul, astfel încât un responsabil de birou poate avea acces la nivelul întregului cabinet pe calendar, dar limitat la propriile dosare în rest. Configurare roluri și permisiuni este locul unde se configurează acest lucru, iar setări și personalizări acoperă valorile la nivel de cabinet pe care le moștenește fiecare birou.
Rolurile nu sunt o limită de date. Sfera de acoperire a înregistrărilor controlează ceea ce vede o persoană. Nu plasează datele într-un mediu diferit. Dacă un organism de reglementare, o scrisoare de mandat a unui client sau un zid de conflict impune ca două registre de afaceri să nu poată intra în contact în mod real, atunci este cazul pentru spații de lucru separate.
De asemenea, frecvent
- Consultanți care deservesc mai mulți clienți și păstrează un spațiu de lucru per client.
- Cabinete care mențin un spațiu de lucru separat pentru demonstrație sau instruire, alături de cel operațional.
Nu există o consolă la nivel de grup
Un grup care utilizează mai multe spații de lucru ale entităților le gestionează pe fiecare separat. Facturarea, locurile, membrii și raportarea sunt limitate la un singur spațiu de lucru la un moment dat: comutatorul vă deplasează între ele, dar nu afișează niciodată două simultan și nu există nicio vizualizare care să le cuprindă. Pe mobil, regula este aceeași. Tot ceea ce este limitat la spațiul de lucru, de la istoricul conversațiilor și camerele de date până la credite și plan, urmează spațiul de lucru activ.
Bugetați pentru acest lucru atunci când alegeți. Șase spații de lucru pentru entități înseamnă șase abonamente de reînnoit, șase numere de locuri de menținut la același nivel cu numărul de angajați și șase seturi de rapoarte de citit în paralel. Acesta este prețul limitei stricte și reprezintă cealaltă jumătate a compromisului menționat mai sus.