Emailuri
Căsuța dumneavoastră poștală Outlook se află în eFirm, astfel încât corespondența cu clienții este citită, căutată și la ea se răspunde fără a părăsi platforma.
Email și mesagerie internă
Două lucruri separate împart această parte a eFirm. Email este o căsuță poștală completă: folderele, conversațiile, ciornele și atașamentele contului dumneavoastră Microsoft, citite și la care se răspunde fără a părăsi platforma. Internal messaging este panoul de Mesagerie din spatele pictogramei de chat din bara de sus, pentru mesaje directe și conversații de grup între membrii echipei. În mod deliberat, nu sunt același canal.
- E-mailul se află în sistemul de management al cabinetului, astfel încât corespondența cu clientul se atașează dosarului, în loc să rămână în căsuța poștală a unei singure persoane.
- Până când o căsuță poștală este conectată, acesta este ceea ce arată modulul. Conectarea se face pentru fiecare persoană, nu o singură dată pentru cabinet.
- E-mailul și calendarul se sincronizează prin aceeași autorizare, printr-o conexiune pe care o controlează cabinetul.
- Odată conectată, mesajele se trimit și se primesc de aici și se asociază automat cu contactul și dosarul corecte.
- Mesageria internă este separată în mod intenționat de e-mail. Întrebările rapide merg aici; orice necesită o înregistrare ajunge în dosar sub formă de e-mail, notă sau comentariu la o sarcină.
Conectarea unei căsuțe poștale
Doar Microsoft. Căsuța poștală se bazează pe Outlook, iar singurul control de pe ecranul de conectare este Connect Outlook, care vă trimite prin fluxul de consimțământ Microsoft și vă readuce ulterior la căsuța poștală. Google Workspace și IMAP simplu nu sunt acceptate în prezent.
Până când un cont este conectat, ecranul de conectare înlocuiește modulul. Nu există o căsuță poștală parțială de vizualizat, doar solicitarea. Conectarea se face per persoană, nu o dată pentru întregul cabinet: un administrator care acordă consimțământul Microsoft la nivel de firmă nu conectează nicio căsuță poștală pentru nimeni, iar fiecare membru trebuie să o conecteze pe a sa.
Se pot conecta mai multe conturi Microsoft. Un selector de conturi apare în panoul de foldere numai atunci când există ceva de ales; schimbarea căsuței poștale resetează folderul selectat și închide orice redactor pe care îl aveați deschis, așa că salvați o ciornă înainte de a comuta.
Fila Microsoft din Setări este locul unde se gestionează acest lucru. Aceasta conține trei carduri de integrare (SharePoint pentru fișiere, Outlook pentru e-mail și Calendar), fiecare arătând dacă a fost acordat consimțământul și ce conturi sunt conectate, cu o acțiune Conectare cont pentru dumneavoastră și un consimțământ separat la nivel de companie pe care doar un administrator al spațiului de lucru îl poate acorda. Eliminarea unui cont conectat îl șterge de pe acel card.
Ce se întâmplă după conectare
Căsuța poștală este cea completă, nu un rezumat. Panoul de foldere listează folderele de sistem (Mesaje primite, Trimise, Ciorne, Arhivă, Șterse, Spam, Outbox) într-o ordine fixă, apoi folderele proprii în ordine alfabetică, fiecare cu un număr de mesaje necitite și subfoldere extensibile. Inbox se deschide implicit.
Căutarea acoperă întreaga căsuță poștală, nu doar folderul în care vă aflați. Începeți o căutare și selecția folderului este ignorată până când o ștergeți, ceea ce este comportamentul corect atunci când căutați un mesaj de la un client de acum optsprezece luni și nu vă puteți aminti unde l-ați arhivat. Un comutator pentru mesajele necitite se află lângă aceasta.
O conversație oferă Răspunde, Răspunde tuturor și Redirecționează, plus marcare ca citit sau necitit, Mutare, Arhivare și Ștergere, din panoul de citire sau printr-un clic dreapta pe rând. Deschiderea unei conversații o marchează ca citită, cu excepția cazului în care tocmai ați marcat-o deliberat ca necitită, caz în care acea alegere rămâne. Arhivarea, Mutarea și comutatoarele de citire se aplică imediat, iar rândul se actualizează pe măsură ce faceți clic; ștergerea solicită mai întâi confirmare. Numele și avatarurile colegilor sunt rezolvate în funcție de firmă atunci când adresa corespunde unui membru, astfel încât un fir intern de discuție arată numele oamenilor, nu adresele.
Editorul se deschide pentru un mesaj nou, un răspuns, o redirecționare sau o ciornă pe care o reluați și completează corespunzător: destinatarii, un subiect Re: sau Fwd: care nu se dublează și semnătura dumneavoastră (cea implicită pentru mesajele noi, cea pentru răspuns și redirecționare la răspunsuri). Adresele se autocompletauză pe baza colegilor și a persoanelor de contact. Este un editor de text îmbogățit cu formatarea obișnuită, linkuri, liste și direcția textului, iar atașamentele pot fi trase pe el. Salvați ciorna o păstrează; Trimiterea necesită un subiect, un corp și cel puțin un destinatar, cu excepția unui răspuns, care are deja firul său.
Mesagerie internă
Panoul de Mesagerie acceptă mesaje directe între membrii echipei și conversații de grup, cu atașamente. Creați grupuri pentru echipele de tranzacții, grupuri de practică sau canale la nivel de birou. Când o tranzacție se încheie, grupul poate fi păstrat ca o înregistrare istorică a comunicărilor echipei, în loc să fie șters.
Un chat poate fi legat de lucrarea la care se referă. Un chat individual sau de grup poate fi legat direct de un dosar sau de o sarcină, la fel ca e-mailul. Odată legat, firul de discuție apare în interiorul acelui dosar sau sarcini, nu doar în panoul de Mesagerie, astfel încât un coleg care deschide dosarul găsește conversația despre acesta, fără a fi nevoie să întrebe cine a spus ce. Un chat nelegat rămâne un canal rapid, informal; legarea acestuia este ceea ce îl transformă într-o parte a dosarului.
Ce canal pentru ce mesaj
| Mesajul | Unde merge | De ce |
|---|---|---|
| O întrebare internă rapidă | Mesagerie, nelegată | Rapid și nu este necesar să fie păstrat în dosar |
| O discuție continuă despre un dosar sau o sarcină | Mesagerie, legată de acel dosar sau acea sarcină | Firul de discuție rămâne atașat lucrării și apare în dosarul sau sarcina respectivă |
| Comunicare externă cu clientul | Este corespondență cu cineva din afara cabinetului și își are locul în căsuța poștală, nu într-un fir intern de discuție | |
| O actualizare de stare care necesită o consemnare | Note de dosar | Ar trebui să rămână în dosar, nu într-un fir de discuție |
| Instrucțiuni specifice sarcinii | Comentarii la sarcină | Aparține elementului de lucru pe care îl efectuează cineva |
| Un document pentru revizuire | Dosar → fila Files | Cu versionare, legat de dosar și indexat de AI. |
Următorii pași
Persoanele cu care discutați într-un fir de conversație se află în Contacts, angajamentul pe care îl privește este în Legal Matters, iar un fișier partajat ar trebui să stea, în schimb, în Documents.