Documente
Documentele trăiesc în context. Fiecare dosar are fișierele sale, fiecare contact le are pe ale sale, iar șabloanele și politicile la nivel de cabinet stau alături. Nimic nu este stocat la întâmplare.
Unde trăiește un fișier
Nu există un depozit unic. Un document aparține înregistrării la care se referă, iar calea din fișier indică care este aceasta. Acest lucru îl face ușor de găsit șase luni mai târziu de către cineva care nu a lucrat la dosar.
| Locație. | Ce conține | Cum ajunge acolo |
|---|---|---|
| Fila Fișiere a unui dosar | Documente specifice cazului pentru o singură misiune | Încărcare prin tragere și plasare sau generat prin redactare AI |
| Documentele unui contact | Acte de identitate, scrisori de angajament, corespondență pentru o persoană sau organizație | Încărcate în fișa contactului |
| La nivelul întregului cabinet | Șabloane, politici și resurse partajate | Încărcate o singură dată, disponibile în întregul spațiu de lucru |
| Fila SharePoint | Documente care rămân în SharePoint-ul cabinetului | Conectate, nu copiate, prin intermediul integrării Microsoft 365 |
- Documentele trăiesc în context. Fiecare dosar are fișierele sale, fiecare contact le are pe ale sale, iar șabloanele și politicile la nivel de cabinet se alătură.
- Calea arată cărui dosar îi aparține acest fișier. Nimic nu este stocat liber.
- Dosarele sunt generate per modul, nu inventate de cine a încărcat primul, astfel încât fișierele ajung în același loc în tot cabinetul.
- Permisiunile pot restricționa un singur fișier la echipa dosarului, iar câmpul Index AI confirmă că este căutabil. Acest lucru vă permite să îl trimiteți pentru analiză, rezumare sau comparare cu o versiune anterioară.
Dosarele sunt create automat, nu inventate
Dosarele de sistem sunt create per modul, nu inventate de prima persoană care a încărcat ceva, astfel încât fișierele ajung în același loc în întregul cabinet. Cabinetele adaugă propriile dosare peste acestea (Precedents este de obicei primul), iar acestea devin raftul din care AI-ul citește. Din acest motiv, structura dosarelor merită stabilită o dată, nu de fiecare persoană în parte.
Permisiuni și indexul AI
Două câmpuri dintr-un document decid ce se întâmplă cu acesta. Permisiunile pot restricționa un singur fișier la echipa dosarului, astfel încât un document sensibil să nu se deplaseze odată cu restul dosarului. Câmpul Index AI confirmă că fișierul poate fi căutat, astfel încât să poată fi trimis pentru revizuire, rezumare sau comparație cu o versiune anterioară. Modulul Documente în sine conține cele patru permisiuni (Citire, Creare, Actualizare și Ștergere), acordate per rol în Roluri și Permisiuni.
Integrare SharePoint
Cu integrarea Microsoft 365 activată, fiecare dosar și fiecare contact primește o filă SharePoint. Conectați documente din SharePoint-ul cabinetului direct la dosare și contacte: documentele rămân în SharePoint, dar sunt accesibile și pot fi căutate din HAQQ. Aceasta este calea pentru cabinetele care rulează deja un flux de lucru de gestionare a documentelor pe care nu intenționează să îl mute. Integrarea se configurează o singură dată la nivel de cabinet. Consultați Piața juridică. SharePoint este singura integrare de stocare a documentelor la care se conectează eFirm.
Ce oferă de fapt conectarea SharePoint. Deschideți un document Word conectat și acesta se deschide și se editează pe loc, în eFirm, nu ca o descărcare. Salvarea scrie simultan atât în eFirm, cât și în SharePoint, iar un administrator poate deschide SharePoint și poate vedea istoricul versiunilor și urmărirea modificărilor. Aceasta arată cine a modificat documentul, când și ce s-a modificat față de original. În stocarea internă, același document trebuie descărcat, editat pe desktop și reîncărcat: nu există editare pe loc și nici urmărire a modificărilor.
Lucrul cu documente bazat pe AI
Fiecare fișier încărcat în eFirm este indexat automat și devine căutabil de către Justinian. Trimiteți orice document către AI pentru analiză și evaluarea riscurilor, rezumare, redactare pe baza șabloanelor sau compararea versiunilor. AI folosește biblioteca dumneavoastră de documente ca bază de cunoștințe. Cu cât încărcați mai mult, cu atât mai mult precedent propriu are la dispoziție. Modul în care funcționează indexarea și ce merită să îi oferiți este explicat la Legal Libraries.
Următorii pași
Vedeți misiunea de care aparține un fișier în Legal Matters, sau ce face AI cu acesta în AI Document Review.