Invitați utilizatori
Adăugarea unei persoane în cabinet implică două decizii, nu una: ce rol deține în eFirm și dacă primește un loc plătit pentru AI. Cele două se configurează în locuri diferite.
Cele două căi
Membrii echipei sunt gestionați în două interfețe. eFirm se ocupă de roluri, permisiuni, salarizare și gestionarea zilnică. Panoul de abonament gestionează locurile și accesul la HAQQ Legal AI. O persoană adăugată într-una, dar nu și în cealaltă, va putea face mai puțin decât vă așteptați, iar această nepotrivire este cel mai frecvent motiv pentru care un nou membru deschide un tichet de asistență în prima săptămână.
Invitație din eFirm
Accesați Cabinet > Echipe și membri și selectați + Adăugare membru. Proprietarii spațiilor de lucru pot invita, la fel ca administratorii spațiului de lucru. Introduceți adresa de e-mail, atribuiți un rol și persoana primește o invitație cu un cod de unică folosință. Rolul este cel care decide ce module vede și la ce înregistrări are acces în cadrul acestora. Configurare roluri și permisiuni acoperă matricea de permisiuni, domeniul de aplicare al înregistrărilor și ascunderea la nivel de câmp în detaliu.
| Câmp | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Nume complet | Da | Prenumele și numele de familie ale membrului echipei. |
| Da | Adresa de email profesională utilizată pentru autentificare și notificări. | |
| Titlu | Nu | Funcția, de exemplu Senior Associate sau Partner. |
| Echipă | Nu | Atribuirea departamentului sau a grupului de practică. |
| Rata orară de cost | Nu | Costul dumneavoastră pe oră pentru această persoană. Utilizat în rapoartele de profitabilitate. |
| Rata orară de facturare | Nu | Tariful extern pe oră facturat clienților atunci când timpul acestei persoane este facturat. |
Invitați din panoul de abonament
După abonare, deschideți Membrii echipei din bara laterală, faceți clic pe Invitați membru, introduceți adresa de email și trimiteți. Persoana invitată primește un link și obține acces pe durata perioadei de probă sau a abonamentului. Același panou este accesibil din eFirm, la Firm > Editare spațiu de lucru > Gestionare abonament, iar experiența este identică din ambele părți: alegeți nivelul pentru oricare linie de produs, selectați facturarea anuală sau lunară, adăugați locuri și invitați echipa.
Stabiliți numărul de locuri înainte de a confirma. Numărul de locuri pe care le cumpărați determină câte persoane pot accesa HAQQ în baza abonamentului, indiferent dacă se alătură în perioada de probă sau după aceasta. eFirm are un minim de două locuri per spațiu de lucru, iar minimul este calculat pe fiecare linie de produs.
Ce primește persoana invitată
- Din eFirm: o invitație cu un cod de unică folosință.
- Din panoul de abonament: un link, valabil pe durata perioadei de probă sau a abonamentului.
- În ambele cazuri, invitațiile expiră. Dacă cineva nu se poate autentifica, retrimiteți invitația din Echipe și membri și rugați persoana respectivă să verifice dosarul de spam, deoarece cauza obișnuită este ca un cod trimis prin email să ajungă în spam.
Locuri
Fiecare membru activ al echipei folosește un loc, iar locurile sunt partajate între ambele linii de produse: toată lumea din spațiul de lucru utilizează același fond, indiferent de produsul pe care îl folosește. Utilizarea curentă este afișată ca un număr, de exemplu 25 utilizate din 50 disponibile. Proprietarii și administratorii pot vedea numărul exact de locuri în panoul Membrii echipei, pot vedea când a folosit fiecare membru ultima dată locul plătit și sunt alertați cu privire la locurile plătite pe care nimeni nu le folosește. Limitele planului sunt aplicate la nivelul spațiului de lucru, astfel încât o invitație care depășește numărul de locuri nu se va realiza fără avertisment.
Utilizarea AI este contorizată separat de locuri. Creditele se află într-un fond comun al spațiului de lucru pe care toți îl utilizează. Consultați creditele și utilizarea înainte de a dimensiona un plan doar pe baza numărului de persoane.
Eliminarea unei persoane sau doar retragerea unui produs
Nu există o acțiune separată „deactivate” pentru un membru. Există două acțiuni pe rândul unui membru și acestea fac lucruri diferite.
| Acțiune | Ce face |
|---|---|
| Dezactivează eFirm sau Dezactivează AI | Retrage acel produs, în timp ce persoana rămâne în spațiul de lucru. Pentru fiecare produs, pe rând, se oferă doar una dintre opțiunile Activare și Dezactivare, în funcție de ceea ce deține în prezent. Activarea din nou a eFirm necesită un abonament eFirm cu un loc liber; activarea AI nu este disponibilă cât timp locurile AI sunt epuizate. |
| Elimină membrul | Îi scoate complet din spațiul de lucru. Este o acțiune distructivă și solicită mai întâi confirmarea. |
Nicio acțiune nu poate fi aplicată asupra dumneavoastră. Propriul rând nu vă va permite să vă schimbați rolurile, să dezactivați un produs pe care îl dețineți în prezent sau să vă eliminați din listă.
Eliminarea unui membru revocă accesul acestuia; nu șterge istoricul său. Numele său apare în continuare pe dosarele, facturile, înregistrările din pontaj și jurnalul la care a lucrat, iar un membru eliminat nu mai poate acționa în spațiul de lucru după plecare.
Integrarea unui cabinet dintr-un singur pas
- Configurați mai întâi spațiul de lucru (arii de practică, instanțe, tipuri de sarcini, monedă și taxe) astfel încât noii membri să preia un cabinet deja configurat.
- Creați rolurile care corespund modului în care lucrați deja. Majoritatea cabinetelor creează Partener, Asociat și Asistent juridic pe lângă cele două roluri predefinite.
- Invitați pe toți cu rolul pe care îl vor deține efectiv, nu să îl corectați ulterior.
- Verificați numărul de locuri față de numărul de persoane și adăugați locuri din panoul de abonament dacă invitațiile depășesc planul.
Ce urmează
- Configurați roluri și permisiuni: ce poate face fiecare rol și asupra căror dosare poate acționa.
- Gestionați abonamentul. Adăugarea de locuri, schimbarea planului și a facturării.
- Consultați spațiul de lucru pentru a vedea la ce este invitată echipa.