Portalul clientului

eFirm dispune de un portal pentru clienți: un client invitat de cabinet se autentifică și vede propriile dosare, audieri, calendar, fișiere, facturi și formulare de verificare a identității, doar în mod de citire.

Cum obține un client acces

Accesul începe din partea cabinetului, la nivelul contactului. Deschideți persoana sau organizația în Contacte și utilizați Invitați în portalul client pe detaliul contactului. Două condiții trebuie îndeplinite pentru ca acțiunea să apară: contactul trebuie să aibă cel puțin o adresă de e-mail, iar dumneavoastră trebuie să aveți dreptul de a actualiza contactele. Fără drepturi de actualizare, acțiunea nu este afișată; consultați Roluri și permisiuni.

Selectarea acesteia deschide o fereastră de dialog pentru a alege către care dintre adresele de e-mail ale contactului se trimite invitația. Când contactul are o singură adresă, aceasta este selectată automat. Când contactul nu are niciuna, fereastra de dialog indică acest lucru în loc să trimită ceva. După ce un contact a fost invitat, butonul este înlocuit cu o insignă Invitat, astfel încât starea este vizibilă pe înregistrarea contactului și nimeni nu trebuie să-și amintească.

Cele două portaluri rămân separate. Un membru al cabinetului care ajunge pe o adresă a portalului client este redirecționat către panoul de control al cabinetului, astfel încât personalul cabinetului să nu navigheze niciodată accidental în vizualizarea clientului și niciodată clientul nu ajunge pe partea cabinetului.

Ce vede un client

Nouă suprafețe. Totul de pe fiecare dintre ele este limitat la clientul autentificat: dosarele sale, ședințele sale, calendarul său, fișierele sale, facturile sale, formularele sale. O înregistrare care nu le aparține nu redă o vizualizare parțială. Se afișează un mesaj de negăsit, mod prin care dosarul unui client rămâne invizibil pentru altul.

Acasă

Panoul de control salută clientul pe prenume și conține trei widget-uri, fiecare limitat la cinci rânduri și fiecare încărcându-se independent. Faptul că unul este gol nu spune nimic despre celelalte. Dosarele juridice afișează un nume, revenind la ID-ul de referință, cu un indicator de stare atunci când dosarul are unul. Audiènțele afișează un nume și data de început când este setată. Ambele trimit către paginile lor de detaliu. Evenimentele viitoare din calendar afișează un titlu și ora de început, dar sunt doar pentru afișare: nu există o pagină de detaliu a calendarului care să se deschidă.

Un al patrulea widget, Anunțuri, apare întotdeauna ca indisponibil, nu ca gol. Anunțurile aparțin unui cabinet, iar clientul nu face parte din unul, așa că nu există nimic de afișat.

Dosare juridice

Lista este un tabel cu dosarele proprii ale clientului, încărcând mai multe rânduri pe măsură ce derulează. Conține ID-ul de referință, numele, starea, specializarea, categoria, numărul dosarului de instanță și datele de creare și actualizare; ID-ul de referință și numele rămân fixate în timp ce tabelul derulează lateral. Fiecare coloană se sortează. Făcând clic pe un rând, se deschide acel dosar.

Nu există nicio casetă de căutare, niciun filtru, niciun buton de creare și nicio exportare. Singurul control din bara de instrumente este setările coloanelor, iar acele opțiuni sunt păstrate doar pentru vizita curentă, nu sunt salvate.

Detaliul dosarului are trei file și se deschide pe Info, o listă etichetată a fiecărui câmp pe care dosarul îl conține efectiv: referință și nume, stare, specializare, categorie și sector, instanță, număr dosar instanță, jurisdicție și regiune, contactele de reprezentare și oponente, judecător, punct de contact, echipa desemnată, avocatul oponent, rezultatul și data rezultatului, durata estimată, note, și datele de început, sfârșit, scadentă, creare și actualizare. Câmpurile goale nu sunt afișate ca spații libere. Sunt omise. Calendar listează evenimentele legate de dosar cu orele de început și sfârșit, iar Audiènțe listează audiènțele dosarului cu un indicator de stare, data de început și instanța. Fiecare filă are propriul mesaj de stare goală. Vizualizarea acelorași înregistrări din partea cabinetului se află la Legal Matters.

Ședințe

Audiènțele reprezintă singura suprafață client ale cărei coloane filtrează individual. Alături de caseta de căutare din bara de instrumente, sunt disponibile filtre pentru ID-ul de referință, titlu, data audiènței, data de sfârșit, instanță, numărul dosarului instanței, jurisdicție și stare. Dosarul juridic și judecătorul sunt afișate, dar nu filtrează. Totul din tabel se sortează, inclusiv acestea două.

Făcând clic pe referință sau titlu, se deschide audiènța; celulele cu dosarul și judecătorul asociate trimit la propriile înregistrări. Detaliul afișează titlul cu un indicator de stare atunci când este setat unul și, atunci când audiènța aparține unui dosar, un link către acel dosar în interiorul portalului. Fila sa Informații listează doar câmpurile completate: ID-ul de referință, datele audiènței și de sfârșit, dosarul juridic, instanța, numărul dosarului instanței, judecătorul, contactele de reprezentare și oponente, jurisdicția, regiunea și notele. Fila sa Calendar listează evenimentele legate de acea audiènță.

Scopul este acesta: clientul vede audiènțele pe care cabinetul le-a partajat cu el, niciodată pe cele ale altui client și niciodată pe cele interne ale cabinetului. Modulul din partea cabinetului este Hearings.

Calendar

Un singur tabel cu elementele de calendar proprii ale clientului (audiènțe, sarcini, jaloane și alte evenimente partajate cu acesta). Șase coloane: titlu, ora de început, ora de sfârșit, tipul elementului, locația și elementul asociat, adică înregistrarea de care evenimentul se leagă. Acel element asociat poate fi un contact, o audiènță, un dosar juridic, o sarcină sau un jalon și este afișat după nume; acolo unde nu există o înregistrare asociată sau aceasta nu are nume, celula afișează o liniuță, la fel ca un tip sau o locație lipsă.

Doar titlul, ora de început și ora de sfârșit se sortează. Rândurile se încarcă câte douăzeci și cinci pe măsură ce clientul derulează. Există un control de setări ale coloanelor și nimic altceva: nicio căutare, niciun filtru, nicio creare, nicio exportare și niciun rând nu deschide un detaliu editabil.

Fișiere

Centrul de documente se deschide cu un indicator de stocare și două file. Indicatorul reflectă alocarea de stocare a cabinetului, nu una per client. Acolo unde alocarea este nelimitată, acesta se reduce la o singură linie fără bară. Acolo unde se aplică o limită, arată spațiul utilizat față de total în MB, cu un procent și o bară de progres, care devine de culoare de avertizare la 75% și una critică la 90%; o notificare de avertizare apare între 75% și 89% și este înlocuită cu una mai puternică la 90% și peste, niciodată ambele simultan. Un îndemn de actualizare se află sub indicator ori de câte ori se aplică o limită, indiferent cât de plin este.

Fișierele mele, fila implicită, listează categoriile de stocare de nivel superior ale clientului, cu un număr de dosare și fișiere din interiorul fiecăreia. Deschiderea unei categorii afișează fiecare dintre dosarele sale rădăcină ca o secțiune navigabilă proprie, plus orice fișiere atașate direct categoriei; fișierele se deschid într-o filă nouă. Un control de revenire readuce lista de categorii și există stări goale separate pentru lipsa totală de categorii și pentru deschiderea unei categorii care se dovedește a fi goală. Dacă lista de categorii nu reușește să se încarce, oferă o reîncercare.

Fișiere de sistem conține un set fix de dosare de înregistrări de sistem: Contacte, Dosare juridice, Lead-uri, Audiènțe, Sarcini, Membri, Facturi, Cheltuieli și Chitanțe. Fiecare pornește restrâns și își încarcă conținutul atunci când este extins, având propriile stări de încărcare, gol și eroare.

Clientul navighează și deschide sau descarcă. Nimic altceva: nicio încărcare, nicio redenumire, nicio mutare, nicio ștergere, niciun folder nou. Managerul de fișiere din partea cabinetului, care face toate acestea, se află la Documents.

Financiar

Clientul vede fiecare factură pe care cabinetul i-a emis-o, câte un rând fiecare, cu numărul facturii, titlul, statusul, statusul de aprobare, data facturii, data scadentă a plății, numele clientului, totalul, suma plătită, suma rămasă, moneda și data creării. Statusul de aprobare este Voided, Approved sau Pending, derivat din starea facturii. Sumele sunt redate în moneda facturii, revenind la USD când nu este setată nicio monedă. Lista caută, sortează și paginează câte douăzeci și cinci de rânduri odată; statusul este o coloană, nu un filtru.

Două acțiuni pe rând: View deschide factura, iar Print deschide previzualizarea pentru imprimare și PDF. Print apare doar la facturile care conțin un document partajabil. Când nu există, nicio opțiune de imprimare nu este oferită, nici în listă, nici pe antetul detaliului.

Detaliul facturii arată datele, numele și emailul clientului, totalurile înainte și după reducere, suma plătită și soldul rămas și, când factura utilizează o monedă secundară, suma convertită față de cea implicită. Sub acestea se află articolele, articolele de taxe, chitanțele înregistrate pentru factură și blocurile de note: nota generală, termenii și condițiile, detaliile de plată și nota de semnătură. Fiecare dintre aceste secțiuni este condiționată: apare când factura conține acele date și este omisă complet când nu le conține.

Facturile sunt create, aprobate și anulate doar din partea cabinetului, în Financial. În portal, clientul le consumă și le imprimă și nu poate modifica nimic.

KYC

Tabelul de formulare listează formularele de verificare a identității pe care cabinetul le-a trimis acestui client, cu numele formularului, statusul acestuia și datele de trimitere, revizuire și creare. Statusul este unul dintre Not started, Submitted, Approved sau Rejected. Nu există căutare, filtrare, creare sau export; există o setare de vizibilitate a coloanelor, păstrată pentru vizită, nu salvată.

Deschiderea unui formular îl redă integral, în ordinea definită de cabinet, cu un indicator View only și insigna statusului curent. Titlurile secțiunilor, textul descriptiv, răspunsurile da/nu, răspunsurile de tip listă și textul simplu sunt redate la locul lor; atașamentele apar ca un link de descărcare acolo unde cabinetul a stocat un fișier, și ca o liniuță acolo unde nu este, la fel ca orice câmp fără răspuns.

Anuar juridic

O singură filă, Legal Organizations, care listează organizațiile juridice vizibile pentru client cu patru coloane: nume, țară, tip și număr de membri. Tipul este fie Organization, fie Individual, iar un tip, o țară sau un număr de membri lipsă arată o liniuță în loc de un spațiu gol.

Căutarea filtrează după numele cabinetului și caută în întregul director, nu doar în rândurile deja încărcate, astfel încât un nume aflat adânc în listă este încă găsit. Coloana nume sortează și rămâne fixată în timp ce tabelul se derulează lateral; celelalte sunt doar pentru afișare. Rezultatele vin câte douăzeci și cinci odată pe măsură ce clientul derulează. Bara de instrumente conține căutarea și setările de coloane și nimic altceva: fără filtre avansate, fără creare, fără export și nicio acțiune pe niciun rând.

Profil

Aceasta este singura suprafață unde un client modifică ceva. Acesta poate edita titlul, prenumele, al doilea prenume și numele de familie, numărul de telefon și poate seta un fus orar; Save se activează doar când ceva diferă efectiv. Adresa sa de email este afișată, dar nu poate fi modificată aici. Un avatar poate fi încărcat (doar imagini, până la 5 MB, ambele verificate înainte de a începe încărcarea) și eliminat, deși acțiunea de eliminare apare doar când există un avatar de eliminat. Când nu este setat niciun avatar, portalul arată inițialele sale, preluate din numele său sau, dacă acesta este gol, din emailul său.

Selectorul de limbă a interfeței listează fiecare localizare acceptată și se aplică în momentul alegerii: fără Save, portalul se re-randează în noua limbă. Orice altă modificare de profil așteaptă Save.

Modificarea parolei solicită parola curentă, cea nouă și o confirmare. Puterea este evaluată pe un indicator de la 0 la 4 pe măsură ce tastează, iar cerințele provin din politica de parole a cabinetului, fiecare regulă arătând o trecere sau respingere live; acolo unde nu se aplică nicio politică, se impune în schimb un minim de opt caractere. Submit rămâne inactiv până când fiecare regulă aplicabilă trece și confirmarea se potrivește, iar formularul se șterge la succes. Fiecare salvare, schimbare de avatar, schimbare de limbă și modificare de parolă raportează înapoi cu propria confirmare sau eroare.

Ce nu poate face un client

Limita merită enunțată clar, pentru că este ceea ce face portalul sigur de înmânat unui client. În afara propriului profil și a parolei, un client nu poate modifica nimic în eFirm:

• Nicio creare, editare sau ștergere. Nu pentru dosare, audieri, elemente din calendar, fișiere, facturi sau decizii KYC. Nu există editare inline a celulelor, nicio selecție de rând și nicio acțiune în masă pe niciun tabel al clientului.
• Nicio încărcare. Fișierele pot fi deschise și descărcate. Nu pot fi încărcate, redenumite, mutate sau șterse, iar folderele nu pot fi create.
• Nicio trimitere a unui formular KYC din portal. Vizualizarea autentificată este doar citire; formularul completabil este linkul public separat pe care cabinetul îl trimite.
• Nicio fereastră de confirmare nicăieri. Nu pentru că au fost omise, ci pentru că nimic din aceste suprafețe nu modifică date, deci nu este nimic de confirmat.
• Fără vizibilitate dincolo de propriile înregistrări. Un dosar, o ședință sau o factură care nu aparține clientului returnează un mesaj de negăsit, fără a expune niciuna dintre datele respective.
• Fără preferințe salvate. Alegerile coloanelor din dosarele juridice și KYC sunt păstrate doar pentru vizita curentă și se resetează la următoarea.

Ceea ce cabinetul oferă unui client este, așadar, o fereastră, nu un spațiu de lucru, iar ceea ce vede clientul prin aceasta este decis în totalitate de cabinet, prin ceea ce este asociat cu acel client și partajat cu acesta.